5 وظائف الإدارة

يتم تكليف المديرين المعاصرين بإلهام وقيادة الأفراد الذين يعملون تحتهم. تشمل وظائف الإدارة الوفاء بما يتطلبه الأمر لضمان تشغيل العمل والتخطيط لنجاح الفريق. هناك خمس وظائف أساسية من المتوقع أن تتفاعل الإدارة من خلالها مع أعضاء الفريق. الخبراء المختلفون لديهم وجهات نظر مختلفة فيما يتعلق بوظائف الإدارة. نحثك على القراءة لأننا سنزودك بآراء مختلف الخبراء حول وظائف الإدارة. للحصول على فهم جيد لوظائف الإدارة ، تحتاج أولاً إلى تحليل ماهية الإدارة.

تُفهم الإدارة على أنها عملية اجتماعية تتضمن المسؤولية عن التخطيط الفعال وتنظيم عمليات المنظمة في تحقيق هدف محدد. الإدارة هي عملية ديناميكية تتكون من أنشطة وعناصر مختلفة. إنه ينطوي على حل المشكلات داخل العمل أو المنظمة للوصول إلى الأهداف المرجوة ، بهدف أساسي هو فهم وظائف الإدارة. عندما بدأ الخبراء في التنظير أو دراسة أهمية الإدارة ، ولدت مفاهيم ومجالات مختلفة تتعلق بالوظائف. لا يتوقع من المديرين الخروج عشوائيا لأداء مسؤولياتهم. يجب أن يكتشفوا كيفية إتقان وظائف الإدارة لتحقيق هدف المنظمة.

اقرأ أيضا

فيما يلي الواجبات الرئيسية لممرضة في غانا

اقرأ أيضًا: كيفية كتابة خطاب

الوظائف الأساسية للإدارة

فيما يلي وظائف الإدارة الأساسية الخمس التي يحتاج المدير إلى إتقانها:

1. التخطيط

التخطيط هو الوظيفة الإدارية الأولى. تتضمن هذه الوظيفة تطوير خطة مفصلة يمكن من خلالها تحقيق الهدف المحدد للمنظمة. يهتم التخطيط بتحديد المهام المهمة لتحقيق الأهداف المرجوة ، وتحديد كيفية أداء الوظائف. يعتمد نجاح الأعمال على المدى الطويل والقصير على الخطط التي تضعها.

مثال على التخطيط هو عندما يكون لديك هدف لزيادة مبيعات الشركة بنسبة 20٪ في العام التالي. في هذه الحالة ، يُتوقع منك تحديد الطرق المختلفة التي يمكنك من خلالها أنت وأعضاء فريقك تحقيق الهدف. لتحقيق الهدف ، قد تركز على خفض الأسعار ، والتحدث إلى العملاء بشأن خطط التسوق الخاصة بهم ، وإنشاء خطة إعلان وترويج جديدة. مسؤوليتك كمدير هي اختيار أنسب العمليات وتنظيمها في نمط منطقي وتحديد الجدول الزمني.

يعد التخطيط ضروريًا لأنه يوفر للمؤسسة أو الأعمال التجارية إحساسًا أفضل بما تريد تحقيقه وكيفية تحقيقه. من المعتقد أن المرء سيكون له تركيز أكبر بشكل أساسي بعد أن يخطط للأشياء. فكر في شخص يذهب إلى مقابلة عمل كبيرة دون أن يكون لديه أي خطة.

2. التنظيم

التنظيم هو الوظيفة الإدارية الثانية. يهتم باستخدام الخطة لتجميع الموارد المالية والمادية لاستخدامها في تحقيق هدف منظمة أو عمل تجاري. في مثالنا ، إذا كنت تخطط لزيادة المبيعات في السنة المالية التالية ، فعليك تحديد كيفية تقسيم الموارد لوضع الخطة في مكانها الصحيح.

ستساعدك الخطة المذكورة أعلاه في الحصول على معلومات حول الموارد المتاحة وتلك التي تحتاجها. بعد الحصول على جميع الموارد المطلوبة ، يجب عليك ترتيبها للمهام الصحيحة. قد يكون التنظيم هو تنظيم الشؤون المالية ، وتعيين موظفين في وظائف محددة ، وضمان استخدام المعدات المناسبة.

اقرأ أيضا

المبادئ الأساسية للمحاسبة

وظيفة التنظيم ضرورية لأنها تضمن وجود هيكل للعمليات. بالإضافة إلى ذلك ، فهو يجعلك على دراية بالموارد ويساعدك على التأكد من استخدام الموارد بطريقة تسهل تحقيق هدف المنظمة. وبالتالي ، يضمن التنظيم أنك تستخدم المال بالطريقة الصحيحة مما يعني أنك لن تستخدم المال في وظائف لا تضيف قيمة إلى المنظمة.

3. التوظيف

التوظيف هو الوظيفة الثالثة للإدارة. هذه الوظيفة هي وظيفة أساسية للإدارة ، على الرغم من حقيقة أنها تُستبعد أحيانًا عند مناقشة الوظائف الأساسية. إنها مرتبطة بوظيفة التنظيم لأن كلاهما يركزان على التأكد من توجيه الموارد إلى المهام والعمليات الصحيحة. إنها تختلف عن الوظيفة التنظيمية من حيث أنها تركز على الأشخاص فيما يتعلق بالأهداف التنظيمية.

تهدف وظيفة التوظيف إلى التأكد من أن المنظمة أو الأعمال التجارية لديها موظفين في المناصب المناسبة. كما أنه يضمن أن هيكل المنظمة لا يعوقه فائض أو نقص في الموظفين. بصفتك مديرًا ، ستحدد المهام التي تنتظرك وتحدد ما إذا كان لديك القوة العاملة المناسبة لتحقيق أهداف المنظمة.

على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في زيادة مبيعاتك بنسبة 20٪ في العام المقبل ، فيجب عليك تحليل ما إذا كان لدى موظفيك القدرة على أداء المهمة. يجب عليك أيضًا تحديد ما إذا كان الموظفون كافيين لضمان تحقيق الهدف في الوقت المحدد.

يعد التوظيف أمرًا حيويًا لإتقان المدير لأنه بدون العدد المناسب من الموظفين والموظفين المناسبين ، لا يمكن للمؤسسة تحقيق أهدافها. من الأهمية بمكان الحصول على العدد المناسب من الأشخاص بسبب التكنولوجيا المتغيرة للتركيز المعزز على السلوك البشري. يضمن التوظيف الوظائف التشغيلية لمنظمة أو عمل تجاري. بدون العدد المناسب من الموظفين ، ستجد صعوبة في تحقيق أهدافك التنظيمية.

4. الإخراج

الإخراج هو الوظيفة الإدارية الرابعة. يُفهم أيضًا على أنه القيادة أو التأثير في وظيفة الإدارة. تهتم هذه الوظيفة بتفعيل طرق العمل بفعالية لتحقيق هدف المنظمة. يتعدى تنظيم الموظفين إلى أدوارهم المحددة. كما يتضمن التأكد من أن موظفي المنظمة يمكنهم أداء مهامهم. بعبارات بسيطة ، التوجيه هو الاهتمام بالإنتاجية من خلال التأكد من أنها تزداد دائمًا.

اقرأ أيضا

الفرق بين القيادة والإدارة

تتعمق وظيفة التوجيه بشكل أعمق في التفاعلات البشرية. هذا يجعل المدير يلهم ويحفز ويتواصل مع موظفيه. هنا ، يلتقي المدير ويتواصل مع موظفيه للحصول على معلومات حول تقدم المهام. بصفتك مديرًا ، تحتاج إلى التحدث إلى الموظفين حول المبادرات الجديدة مثل برامج التسويق ، والحصول على ملاحظاتهم حول المشروع والتركيز على إلهامهم. باختصار ، تهتم وظيفة التوجيه بالتفاعل اليومي بين الإدارة والموظفين.

يعد التوجيه مهمًا للمؤسسة لأنه يساعد في تعزيز عمليات المنظمة وبالتالي تحسين إنتاجيتها. يحقق ذلك من خلال التأكد من أن جميع أجزاء المنظمة تعمل معًا بشكل أفضل. الوظيفة عبارة عن جسر بين المتطلبات البشرية والاحتياجات التشغيلية للمنظمة. من خلال الدور التوجيهي ، ستنشئ رابطًا بين الحاجة إلى الحفاظ على تحفيز الموظفين والحاجة إلى تحقيق الربح. وبالتالي ، فإن التوجيه يهدف إلى تحسين الإنتاجية ، مما يعني أنك تعمل على تعزيز نجاح المؤسسة.

اقرأ أيضا

فهم الإدارة الإستراتيجية

5. السيطرة

السيطرة هي الوظيفة النهائية للإدارة. يتمثل دور هذه الوظيفة في ضمان اتباع جميع الوظائف الأربع الأخرى بالطريقة الصحيحة. كما يضمن أن تدفق العمل يساعد المنظمة على تحقيق أهدافها.

في مثالنا حول زيادة المبيعات بنسبة 20٪ ، سيضمن التحكم نمو المبيعات. عندما تتناقص المبيعات ، ستعمل وظيفة التحكم على تصحيح الموقف إذا لم يكن الهدف يقترب. سيُطلب منك تقييم العملية المحددة وتحديد ما إذا كانت تزيد من مبيعات المؤسسة. تتطلب منك وظيفة التحكم تقييم الأهداف بشكل قابل للقياس. يجب أن تضع المعايير التي تضمن لك أن تفهم بالضبط ما هو هدفك وما الذي يعتبر فشلًا أو نجاحًا. نظرًا للمعايير المحددة ، يمكّنك التحكم كمدير من تصحيح السلوكيات إذا كانت تؤثر على تحقيق الأهداف التنظيمية. بمعنى آخر ، تهتم المراقبة بمراقبة الجودة.

السيطرة هي وظيفة أساسية في المنظمة لأنها توفر لك القدرة على الحد من المخاطر. سوف تقوم فقط بمراقبة أداء الفريق ومقارنته بالأهداف المحددة. إذا لاحظت أن الحملة التسويقية لا تؤدي إلى زيادة المبيعات ، يمكنك تغييرها لجذب المزيد من العملاء. يمكنك تغيير جاذبية الحملة واستعادة الوضع.

اقرأ أيضًا: كيفية كتابة الملخص

وظائف هنري فايول للإدارة

فيما يلي الوظائف الإدارية التي اقترحها هنري فايول. تركز الوظائف قليلاً جدًا على التفاعلات غير الرسمية بين المدير والمرؤوسين.

1. التخطيط

ينص Henri Fayol على أنه يجب على المديرين التخطيط للظروف المستقبلية ، ووضع أهداف إستراتيجية وضمان تحقيق الأهداف المستقبلية. لذلك ، يحتاج المديرون إلى تحليل الحالات الطارئة المستقبلية التي تؤثر على المنظمة وتشكيل المشهد الاستراتيجي والتشغيلي المستقبلي للمؤسسة.

2. التنظيم

يتوقع من المديرين تنظيم الموظفين بكفاءة ومواءمة أنشطة المنظمة. يجب عليهم أيضًا تدريب وتوظيف الأشخاص المناسبين للوظيفة.

اقرأ أيضا

stlyes الإدارة

3. القيادة

تنص فايول على أنه يجب على المديرين الإشراف على الموظفين أثناء أنشطتهم ، وإلهامهم لتحقيق أهداف المنظمة. تقع على عاتق المديرين مسؤولية توصيل أهداف وسياسات المنظمة للموظفين.

4. التنسيق

يجب على المديرين تنسيق الأنشطة والإجراءات التي تقوم بها المنظمة. وهذا يعني أن جميع أنشطة جميع الإدارات داخل المنظمة يجب أن تكمل وتثري في نفس الوقت عمل بعضها البعض.

5. السيطرة

يجب على المديرين التأكد من أن أنشطة المنظمة تتماشى مع السياسات والأهداف المحددة. في حالة وجود أي انحرافات ، يجب على المدير الإبلاغ عنها والخروج بمبادرات لتصحيح الانحرافات.

اقرأ أيضًا: كيفية كتابة خطاب استقالة

وظائف كوتر للإدارة

يعتقد كوتر أن الوظيفة الأساسية للإدارة هي ضمان النظام والاتساق للمنظمة. فيما يلي وظائف الإدارة التي اقترحها Kotter ووصفها:

اقرأ أيضا

أهمية ريادة الأعمال في غانا

1. التخطيط والميزانية

• ضع الأجندات
• ضبط الجداول الزمنية
• تخصيص موارد

2. التنظيم والتوظيف

• توفير الهيكل
• قم بعمل مواضع وظيفية
• ضع القواعد والإجراءات

3. السيطرة وحل المشكلات

• تطوير الحوافز
• ابتكار حلول إبداعية
• اتخذ الإجراءات التصحيحية

وظائف الإدارة من قبل Gullick

وفقًا لجولليك ، فإن عناصر الإدارة هي:

1. التخطيط

يجب أن يكون لدى المدير مخطط عام لجميع الأشياء التي يجب القيام بها وطرق إنجازها.

2. التنظيم

وهذا ينطوي على إنشاء هيكل رسمي للسلطة يتم من خلاله ترتيب المهام.

3. التوظيف

هي وظيفة أفراد كاملة لتعيين وتدريب الموظفين

4. الإخراج

ينطوي على اتخاذ القرارات وتجسيدها في أوامر عامة ومحددة

5. التنسيق المشترك

د- فائدة الربط بين مختلف أجزاء العمل

6. تقديم التقارير

إبلاغ أولئك المسؤولين عن السلطة التنفيذية

7. الميزنة

هذا ينطوي على التخطيط النقدي للعمليات النقدية للمنظمة

اقرأ أيضا

قائمة وكالات الإعلان في غانا 2019

وظائف الإدارة الهرمية

• أولاً ، يُنشئ التسلسل الهرمي للإدارة مسارًا للمساءلة لكل نشاط ومشروع داخل المنظمة. يساعد على تحديد نقطة الفشل وإصلاحه ثم السماح للأشخاص المسؤولين بالتعلم من التجربة.
• ثانياً ، التسلسل الهرمي للإدارة يوجه الموظفين. يساعد الموظفين على فهم من يجب أن يتلقى الطلبات منه.
• ثالثًا ، يساعد التسلسل الهرمي للإدارة في إنشاء مسار اتصال فعال بين الإدارات والموظفين وأقسام المنظمة. إن فهم المدير لموظفيه يجعله قادرًا عندما يتعلق الأمر بتحسين الاتصال في إدارته.
• أخيرًا ، يوفر التسلسل الهرمي الإداري لكل موظف مسارًا وظيفيًا واضحًا. يساعد الموظفين على تحديد أهدافهم المهنية.

من أجل الأداء السلس للمنظمة ، يجب على المديرين أداء وظائف الإدارة المذكورة أعلاه. نؤكد أن جميع المديرين بغض النظر عن المهارة أو الكفاءة يجب أن يشاركوا في وظائف الإدارة المذكورة أعلاه. ستعمل وظائف الإدارة على تحسين التفاعلات بين المديرين والموظفين ، وبالتالي تحفيز الموظفين على تحقيق أهداف المنظمة.

اقرأ أيضا

استمارة تقرير NSS الشهري للواجب 2018

اقرأ أيضًا: كيفية كتابة بيان شخصي