واجبات السكرتير في التنظيم

يعتمد أداء أي منظمة على الجهود التي يبذلها الأمناء. تشمل واجبات السكرتير أداء مسؤوليات المكتب العامة الأساسية والتنظيمية والعادية للشركة والإدارات المختلفة والتنفيذية. أنها تساعد في إدارة المكتب الأمامي وكذلك التعامل مع المسائل الإدارية. تمر واجبات السكرتير في معظم الأوقات دون أن يلاحظها أحد من قبل الجمهور. ومع ذلك ، فهم يلعبون دورًا حاسمًا في التنظيم وإبقاء المنظمة على المسار الصحيح

ننطلق في مهمة لعرض أهمية السكرتارية في إدارة المنظمة بسلاسة والتعامل مع المهام التنظيمية الأخرى. بعض الأدوار التي يؤديها كثير من الناس غير معروفة. تذهب أدوارهم إلى أبعد من مجرد تدوين الملاحظات والرد على الهاتف. لقد قطعت المهنة شوطًا طويلاً في أن تصبح ضرورية لجميع العمليات لصنع القرار في المنظمة.

مسؤوليات السكرتير

عمل السكرتير يختلف باختلاف المجال. ومع ذلك ، فإنهم يؤدون واجبات مماثلة من المجالات الطبية والقانونية لأمناء الشركات. مهارات السكرتارية عالية الكفاءة مطلوبة بشدة في الصناعة الحالية. غالبًا ما يكون مليئًا بجداول العمل المزدحمة والمواعيد النهائية الضيقة.

اقرأ أيضا

إضراب عمال الدفن في غانا - الأسباب وآخر الأخبار

أمثلة على المسميات الوظيفية للسكرتير

• سكرتير
• سكرتير قانوني
• السكرتير التنفيذي
• سكرتير (غير متفرغ)
• موظف الإستقبال

ما هي واجبات السكرتارية؟

غالبًا ما يخطئ الكثير من الناس في أدوار السكرتير والمساعد الشخصي. ومع ذلك ، من الناحية النظرية ، تختلف أدوار المساعد الشخصي عن دور السكرتير. يتطلب السكرتير مهارات وكفاءات قوية ، على عكس المساعد الشخصي. يقوم السكرتير بمهام معقدة تؤثر على العمليات الأساسية للمنظمة.

تختلف واجبات سكرتير المكتب حسب الصناعة أو صاحب العمل. ومع ذلك ، فإن المهنة تتعلق ببعضها البعض بسبب أوجه التشابه في أماكن العمل. يؤدي السكرتارية في أماكن العمل المختلفة نفس الواجبات والمسؤوليات. هذا يؤثر على عمليات المنظمة. فيما يلي بعض الواجبات الأساسية والأساسية التي يقوم بها السكرتيرات في أماكن العمل المختلفة:

1. استقبال

عندما يتعلق الأمر بمناصب المكتب العام ، فإن واجبات الأمناء تشمل تقديم المساعدة للعمال والزائرين الجدد في إيجاد طريقهم حول المنظمة. تتضمن بعض الأدوار النموذجية توجيه الزوار إلى الإدارات والمكاتب المناسبة. كما يعرضون على الموظفين الجدد محطات عملهم في يومهم الأول. إنهم عمومًا يعرضون الصورة العامة للشركة من خلال تقديم استقبال عالمي المستوى واحترافي لزوار المكتب.

اقرأ أيضا

الفرق بين القيادة والإدارة

2. الايداع

دور أساسي آخر للأمناء يشمل إدارة ملفات العملاء والعاملين. كما يقومون أيضًا بتخزين السجلات التي تم إنتاجها والتي تعتبر بالغة الأهمية للرجوع إليها في المستقبل. في مثال إعداد المستشفى ، فإن دور السكرتارية هو إنتاج ملف المريض أثناء تعيينهم مع الممرضة أو الطبيب. يقومون أيضًا بتخزينه عند انتهاء الموعد. يضعون الملفات بترتيب أبجدي ويستخدمون أحدث وأبسط نظام حفظ لسهولة التخزين والاسترجاع السريع.

3. المراسلات

عندما يتعلق الأمر بإعداد المكتب ، غالبًا ما يقوم السكرتارية بالتنسيق للمكالمات الهاتفية الواردة والصادرة والمراسلات البريدية. يختارون المكالمات الهاتفية من العملاء والعملاء والشركاء التجاريين. كما أنها تساعد في حل الاستفسارات المنشورة من قبل العملاء أو إعادة توجيه العملاء للحصول على مزيد من الإرشادات إلى القسم المناسب. كما أنهم يتصرفون من خلال إجراء مكالمات هاتفية نيابة عن الإدارة عند توصيل المعلومات للعملاء.

يقومون بجدولة المواعيد وإجراء استفسارات المتابعة. تدوين الملاحظات هو مهارة أساسية للأمناء خاصة من المديرين. كما يقومون بإعداد المذكرة أو الرسائل وفحص رسائل البريد الإلكتروني. كما يقومون بتدوين المحاضر أثناء الاجتماعات الرسمية.

4. إدارة الوثائق

المستندات مهمة للمنظمة ، وتقع على عاتق السكرتير وحده مسؤولية إدارتها. وذلك من خلال نسخ المستندات لإرسالها بالبريد أو للتوزيع الداخلي. يجب أيضًا إرسال المستندات بالفاكس من الشركة إلى العملاء أو شركاء الأعمال المحتملين أو العملاء. كما يتلقون رسائل الفاكس الواردة حيث يتم إرشادهم إلى القسم المناسب.

يقومون أيضًا بتوزيع المستندات على الموظفين والعملاء من خلال أشكال مختلفة مثل البريد الإلكتروني و Excel و Word وجداول البيانات. يقوم الأمناء أيضًا بمراجعة وصياغة رسائل البريد الإلكتروني قبل إرسالها إلى القنوات المناسبة.

5. مهام المكتب العام

عندما يتعلق الأمر بالمكاتب الصغيرة ، يمكن أن تتنوع أدوار السكرتير في أداء المهام الكتابية الروتينية ومهمة أخرى ذات صلة تساعد في عمل الآخرين. يتضمن ذلك عمل جدولة وإعادة جدولة المواعيد التي تم إلغاؤها في البداية. ويشمل أيضًا طلب اللوازم المكتبية وتدوين الملاحظات وإعداد المرطبات للزوار.

6. الدعم

دور مهم للسكرتير هو تقديم الدعم للمدير أو المديرين في الأقسام المختلفة في المنظمة. على الرغم من أن محطات العمل قد تختلف ، إلا أن البعض الآخر يكون معقدًا أو مشغولًا لتعيين سكرتير شخصي لكل فريق إداري. تقوم أماكن العمل الأخرى بتعيين سكرتير واحد لخدمة بعض كبار المديرين مع الرئيس التنفيذي فقط مع سكرتير شخصي.

7. أداء المهام اليومية

ترتبط بعض المهام المماثلة التي يقوم بها السكرتارية بإدارة المعلومات. يقوم السكرتير بإدارة أنظمة الملفات الورقية والإلكترونية. كما أنهم يتعاملون مع رسائل البريد الخاصة بالطرق ويقومون بتشغيل مجموعة من الأجهزة المكتبية مثل الطابعات وأجهزة الفاكس وأجهزة الكمبيوتر ومعدات مؤتمرات الفيديو. في محطات العمل الأخرى ، يشارك السكرتارية في الإملاء وإنشاء التقارير والخطابات.

يقوم آخرون أيضًا بمراجعة المسودات الأولية التي كتبها المديرون. يجب أن يمتلك الأمناء مهارات نحوية وإملائية ممتازة ومحددة. يجب عليهم أيضًا الكتابة بسرعة ودقة ومهارة عندما يتعلق الأمر بخدمة العملاء. يجب أن يكون لديهم المعرفة التقنية للتعامل مع برامج الكمبيوتر المختلفة التي تشمل قواعد البيانات وجداول البيانات والرسومات.

اقرأ أيضا

دورات معهد غانا لوكلاء الشحن والموقع وجهات الاتصال

واجبات ومسؤوليات السكرتير

من المتوقع أن يؤدي السكرتير المسؤوليات التالية ؛

قبل اجتماعات اللجنة

• تخصيص غرفة لعقد الاجتماع
• الاجتماع مع الرئيس والاتفاق على جدول الأعمال العام للاجتماع
• إرسال إخطار لأعضاء اللجنة بالمكان والزمان الذي سيعقد فيه الاجتماع وجدول الأعمال المتفق عليه.
• إعداد جميع الأوراق المتعلقة بالاجتماع قبل أسبوع على الأقل من الاجتماع الفعلي. يجب أن تتضمن الأوراق أيضًا المراسلات من الاجتماع الأخير والمحضر وهو محضر الاجتماع السابق.

خلال اجتماعات اللجنة

• تدوين الملاحظات على الأشخاص الحاضرين في الاجتماع. أيضًا ، مع ملاحظة الأشخاص الذين لم يحضروا ولكنهم أرسلوا اعتذارًا في وقت سابق.
• تعميم وقراءة محضر الاجتماع الأخير ، مع أخذ الأسئلة حول المحضر وتغيير المحضر عند الحاجة.
• تدوين ملاحظات حول ما يقوله المشاركون في الاجتماع عند الإبلاغ عن الإجراء الفوري الذي تم اتخاذه. مع ملاحظة القرارات التي اتخذتها اللجنة.
• إبلاغ اللجنة بأي من الرسائل التي كتبها السكرتير وأي من الردود الواردة لاتخاذ إجراء فوري.

اقرأ أيضا

مفوضية الانتخابات في غانا اتصالات ومكاتب

بعد اجتماعات اللجنة

• كتابة المحضر الرسمي من الملاحظات التي تم تدوينها أثناء الاجتماع في الوقت المناسب للمشكلة إلى اجتماع اللجنة التالي
• كتابة وإرسال أي من الرسائل التي كانت اللجنة قد طلبت معالجتها في وقت سابق.

يبقى السكرتير وحده مسؤولاً عن الاحتفاظ بأحدث السجلات التالية ؛

• أسماء أعضاء اللجنة وعناوينهم الرسمية وأرقام هواتفهم
• أسماء وعناوين أعضاء الجمعيات الأهلية
• الاجتماعات التي حضرها أعضاء المجتمع المرتبطون
• اتصال هام مع المسؤولين المعنيين.

ما هي واجبات السكرتارية الخاصة بالمسمى الوظيفي؟

هناك واجبات مختلفة تسند إلى الأمناء المختلفين في الصناعات المختلفة. فيما يلي المسؤوليات المحددة لأمناء السر التي تتناسب مع الوصف الوظيفي.

المسؤوليات العامة للسكرتير

• التأكد من أن اجتماعات اللجنة تدار بشكل مناسب للأعضاء
• التأكد من أن الاجتماعات الأخرى مثل اجتماع الجمعية العمومية العادية والأحداث تدار بشكل مناسب.
• الاحتفاظ بسجلات العضوية بما يتناسب مع النظام الحالي
• مراقبة نقاط العمل التي يتخذها أفراد المجتمع أثناء الاجتماعات.

اقرأ أيضا

الخدمة الوطنية الغانية: البدل والراتب 2020

المسؤوليات المحددة للسكرتير

• التخطيط والتحضير لاجتماعات اللجنة والجمعية العامة العادية مع الآخرين وتكليفهم بشكل مناسب. يتضمن ذلك التخطيط لتواريخ الاجتماع ، وإرسال إشعار الاجتماع ، وحجز الغرف ، والمحاضر والمستندات الأخرى ذات الصلة. أيضا ، وضع جداول أعمال الاجتماع النهائي مع الاتصال مع الرئيس.
• التأكد من وجود دقيقة أخرى لاجتماعات اللجنة. خاصة عندما يتعلق الأمر بالاجتماعات المغلقة.
• تسجيل القرارات والإجراءات بدقة في المحاضر والتقرير إلى اجتماعات اللجنة القادمة وسير الإجراءات مع النتائج والقرارات التي تتم صياغتها خلال الاجتماعات.
• الحفاظ على سجلات العضوية الحالية دقيقة ودقيقة. علاوة على ذلك ، إصدار تجديد الإخطارات وكذلك تسجيل رسوم العضوية مع الاتصال بأمين الصندوق.
• التعامل مع المراسلات من خلال كتابة الخطابات ورسائل البريد الإلكتروني التي تم الاتفاق عليها خلال اجتماعات اللجنة. كذلك تلخيص المراسلات ورسائل البريد الإلكتروني التي تم استلامها للاجتماع القادم وصياغة الردود المناسبة.
• التخطيط لأي من التقارير ذات الصلة التي يجب القيام بها. هذا يشمل التقرير السنوي لأعضاء جمعية المجتمع.

اقرأ أيضا

وأوضح الترقيات خدمة التعليم غانا

الواجبات العامة

• التأكد من الالتزام بمتطلبات دار الشركة.
• التأكد من إدارة اجتماعات اللجنة وتسجيلها بشكل مناسب.
• يجب أيضًا تحديث قائمة مديري منزل الشركات إلى الوضع الحالي
• التأكد من حضور اجتماعات الجمعية العمومية العادية واجتماعات الجمعية العامة غير العادية وتسجيلها بشكل مناسب
• تحديث سجلات العضوية
• التأكد من أن العوائد السنوية تتوافق مع الجهات الرقابية بالشكل المناسب.

هناك العديد من فرص العمل لأمناء السر في مختلف قطاعات الاقتصاد. يتم تضمين بعض أكبر أرباب عمل الأمناء في القطاعات التالية ؛

• مساعدة اجتماعية
• رعاية صحية
• تعليم
• محطات عمل احترافية
• المنظمات الدينية
• الحكومة والمجتمعات المدنية
• الخدمات العلمية والفنية

المهارات والكفاءات الأساسية لأمناء السر

1. الالتزام بالنمو المهني

يجب أن يفهم الأمناء أن المهنة التي تتطور باستمرار وبالتالي يجب أن تستمر في تحديث مهاراتهم. يعتمد أرباب العمل عليهم في تحسين كفاءة المكتب في مكان العمل باستمرار من خلال مهاراتهم. يمكن للأمناء أن يثيروا إعجاب أصحاب العمل من خلال إطالة تدريبهم والبحث عن فرص أخرى لزيادة مهاراتهم الحالية. يستمر هذا في تنمية قيمهم المهنية المرتبطة بالمهارات في سيرتهم الذاتية.

اقرأ أيضا

استمارة تقرير NSS الشهري للواجب 2018

2. مهارات اتصال ممتازة

معظم الوقت الذي يقضيه السكرتير على الهاتف ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والرسائل وفي مكتب الاستقبال. هذا يعني استخدام الانطباع الأول عند تجميع أفكار وقيم المنظمة بأكملها. يعتمد نمو الأعمال المستمر على كيفية معاملة العملاء والشركاء والعملاء. يجب على السكرتيرات الاستماع إلى العملاء واتباع التوجيهات والإبلاغ عن التعليقات. يجب أن يكون هناك ضغط من مهارات الاتصال اللفظي والتنظيمي التي تميزك عن المتقدمين الآخرين.

3. الانفتاح على العمل الجماعي

يجب أن يكون الأمناء منفتحين للعمل الجماعي مع الإدارات الأخرى لضمان تحقيق أهداف المنظمة. هذا يعني أنه يجب تطبيق الابتكار والتعاون والعمل الجاد. يجب عليهم اتخاذ مبادرات لضمان تحسين كفاءة مكان العمل.

اقرأ أيضًا : تم تحديد ثلاثة من كبار المديرين خلف Menzgold

اقرأ أيضا

نصائح لتنزيل نموذج تقييم NSS 2018

بصرف النظر عن المهارات المذكورة أعلاه ، يجب أن يمتلك السكرتارية أيضًا مهارات التعامل مع الآخرين وتعدد المهام والاهتمام بالتفاصيل. نظرًا لأنها وظيفة مرهقة جدًا ، يجب أن يتمتعوا أيضًا بمهارات إدارة الإجهاد من المدخلات الجوهرية للعمل. يمكن أن تمتد واجبات السكرتير وتتنوع من الصناعات المختلفة. هناك نمو مستمر في قيمة الأمناء وبالتالي خلق المزيد من الفرص.

إذا كنت متحمسًا بشأن احتمالية العمل في مكتب استقبال ، فكن مستعدًا لتعزيز التأثير على عمليات المنظمة. تأكد أيضًا من معرفة واجبات السكرتير في المنظمة. يجب أن يكون هناك تحسين في المؤهلات لتميزك عن باقي الأمناء. لاكتساب المزيد من المهارات والكفاءات في مهنة السكرتارية ، نحثك على التسجيل في دورات الإدارة والسكرتارية المختلفة.

اقرأ أيضًا:

• نانا أدو تعين سكرتيرة تنفيذية في مؤتمر صحفي مهم
• قائمة شركات الأثاث في غانا 2018